|
Verbale riunione del Comitato del 10 settembre 2009
ODG:
- composizione del Comitato organizzatore;
- possibili date per il World Congress 2016;
- selezione del Professional Congress Organizers (PCO).
1. Dopo un esame dei ruoli delle attività da svolgere da parte del Comitato, le persone convengono e accettano la ripartizione dei ruoli come segue:
- Presidente: Diego Pallini
- Marketing Committee: Gualtiero Dragotti
- Social Committee 1 (venue search and selection, social events, excursions): Micaela Modiano
- Social Committee 2 (transportation, catering, suppliers): Fabrizio Sanna
- Finance Committee: Paolo Stucovitz
- Scientific Programme Committee: Benedetta Ubertazzi
- Audit Commitee: Gian Antonio Pancot
Resta comunque la disponibilità ad adeguamenti a seguito delle informazioni ottenute durante l’incontro con il Bureau di AIPPI International, fissato nell’ambito dell’ExCo di Buenos Aires per il 13 ottobre, in particolare per la nomina di sub committee.
A tale incontro oltre a Diego Pallini parteciperà Gualtiero Dragotti.
2. Pallini comunica i due periodi che sono stati ad oggi opzionati per lo svolgimento del convegno presso il MIC, vale a dire 26 agosto – 1 settembre e 21-27 ottobre 2016.
Dopo ampia discussione sugli aspetti positivi e negativi dei due diversi periodi (Ramadan, eventi di altre associazioni delle nostre professioni, costi, clima, etc.) il comitato valuta l'opportunità di proporre al CE di
riconsiderare la questione della data per favorire l'opzione fine- ottobre rispetto a quella di fine agosto.
Pallini verificherà che non ci siano eventi importanti di associazioni delle nostre professioni concomitanti all'EXCO nelle date sin qui individuate (specie in quella autunnale), e riferirà gli esiti di
questa verifica al comitato per le sue successive valutazioni.
3. La short list di PCO approvata comprende tre imprese, di cui vengono presentate e discusse referenze ed esperienze nonché visionate le brochures. Pallini invierà ai membri del Comitato che ancora non ne dispongono il materiale fino ad oggi predisposto per la candidatura. Pallini invierà inoltre ai candidati PCO la bozza di "capitolato", in modo da ricevere una prima indicazione delle offerte e sollecitare la richiesta di chiarimenti da parte dei candidati PCO. I quesiti dei candidati e le loro proposte saranno discussi in successivi incontri. Si conviene che una volta chieste ed ottenute le tre offerte preliminari, i PCO verranno convocati per i chiarimenti, in particolare degli aspetti finanziari, da Pallini insieme a Stucovitz e Pancot.
Report of the Committee meeting held on 10 September 2009
Agenda:
- Composition of the Organising Committee;
- Possible dates for the 2016 World Congress;
- Selection of the Professional Congress Organisers (PCO).
1. After an examination of the roles of the activities to be carried out by the Committee, participants agree the following role allocation of responsible people:
- Chairperson: Diego Pallini
- Marketing Committee: Gualtiero Dragotti
- Social Committee 1 (venue search and selection, social events, outings): Micaela Modiano
- Social Committee 2 (transportation, catering, suppliers): Fabrizio Sanna
- Finance Committee: Paolo Stucovitz
- Scientific Programme Committee: Benedetta Ubertazzi
- Audit Commitee: Gian Antonio Pancot
However, definition of the above is subject to amendments following the information to be obtained during the meeting with AIPPI International’s Bureau set for the Executive Committee in Buenos Aires on 13 October 2009, in particular for the appointing of subcommittees.
Such meeting will see the participation of Mr Diego Pallini as well as of Mr Gualtiero Dragotti.
2. Mr Pallini informs of the two time frames which have so far been booked for the Congress at the MIC (Milano Convention Centre), i.e. 26 August -1 September, and 21-27 October 2016.
After broad discussion on the positive and negative aspects of the two different time frames (Ramadan, events by other IP professional associations, costs, climate, etc.), the committee assesses the suitability of proposing to the Executive Committee to reconsider the matter of the date in favour of the option of the end of October over the one of the end of August.
Mr Pallini will verify that there are no important events by other IP professional associations concurring with the EXCO on the dates identified so far (especially on the autumn one), and will report to the Committee on the outcome of this check for subsequent assessments by the same.
3. The approved shortlist of PCOs (Professional Congress Organizers) comprises three companies, the references and expertise of which are submitted and discussed, as are examined the brochures of the same. Mr Pallini will send the material prepared so far for candidature to the Committee members who do not have it yet. Mr Pallini will furthermore send to PCO candidates the specifications draft, so as to receive a first indication of offers and urge PCO candidates to ask for clarifications. Candidates’ queries and their proposals will be discussed in subsequent meetings. It is agreed that once the three preliminary offers have been requested and obtained, PCOs will be summoned for clarifications, in particular concerning the financial aspects, by Mr Pallini together with Mr Stucovitz and Mr Pancot.
|
